Implantação do SEI reduz à metade consumo de papel na PGE-PE em um ano
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Em um ano de utilização na Procuradoria Geral do Estado de Pernambuco (PGE-PE), o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) aumentou a rapidez na tramitação de processos administrativos e reduziu à metade o consumo de papel na instituição. O SEI, criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, vem sendo implantado paulatinamente desde 2017 no Governo do Estado, já estando em uso em 56 órgãos estaduais. Na PGE-PE, o sistema foi adotado em agosto de 2018, quando todos os novos processos administrativos (como ofícios, requerimentos, pareceres, entre outros) passaram a ser obrigatoriamente eletrônicos. Os processos físicos, além dos custos de impressão, demandam tempo e pessoal para realização de seu deslocamento entre setores da mesma instituição, e ainda gasto de combustível, no caso do transporte entre órgãos da administração estadual. Já o SEI funciona na internet e os processos são criados e endereçados eletronicamente aos órgãos que utilizam o sistema.
“O SEI agrega eficiência e segurança no processamento dos documentos, reduzindo custos e tempo, e permitindo, inclusive, a tramitação simultânea em mais de um setor, tudo isso com segurança e sustentabilidade, sem uso de papel”, avalia a procuradora-geral adjunta do Estado de Pernambuco, Giovana Ferreira.
O gestor executivo da PGE-PE, Cristian Alves, que atuou no processo de implantação do SEI, compilou os números do primeiro ano de utilização do sistema fornecidos pela Unidade de Informática e pela Superintendência Administrativa e Financeira da PGE-PE. “De agosto de 2018 a agosto de 2019, foram criados 19.325 processos eletrônicos que geraram 21.889 documentos eletrônicos. Se tramitassem em papel, esses documentos seriam efetivamente impressos, consumindo aproximadamente 219 resmas de papel”, compara Cristian Alves.
A quantidade mensal de resmas de papel consumidas na PGE teve uma redução de 48%, caindo de 397 em agosto de 2018 para 205 em agosto de 2019, o que teve reflexo direto no consumo de toners de impressoras, que também diminuiu. Outra grande vantagem é a celeridade na tramitação dos processos dentro da instituição e entre os órgãos. “Quando comparado com o tempo médio de despacho dos autos físicos, o tempo de tramitação de procedimentos, apenas no Gabinete do Procurador-Geral, foi reduzido em mais de 60%”, diz o gestor executivo.
Mais um ganho proporcionado pelo SEI foi o aumento da rastreabilidade de ofícios enviados ou recebidos pela PGE-PE. Somente a Secretaria de Apoio ao Procurador foi responsável pelo envio de mais de 3.600 ofícios à Secretaria de Saúde, de janeiro a agosto deste ano, relacionados a processos judiciais para cumprimento de sentença/liminar ou solicitação de subsídios para defesa. “Com o SEI, houve uma melhora significativa no gerenciamento de respostas a esses ofícios, permitindo assim o fornecimento das informações solicitadas pelo procurador em tempo hábil”, completa.
SEI – Desenvolvido e cedido gratuitamente pelo TRF4, o SEI é ferramenta de tramitação eletrônica oficial do governo federal e, desde 2017, sua utilização foi franqueada também a Estados e municípios. É um dos produtos do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos.
Sua adoção no Executivo estadual, em 2017, foi um dos resultados do Grupo de Trabalho da Desburocratização dos Processos Administrativos do Estado, do qual a PGE-PE faz parte. A implantação do SEI nos órgãos estaduais é de responsabilidade da Agência Estadual de Tecnologia da Informação (ATI-PE), vinculada à Secretaria de Administração (SAD), com o apoio das unidades de informática das instituições.
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